Der ideale Akquiseprozess im B2B: 6 Schritte für eine strukturierte Neukundengewinnung

Ein Interessent wurde angerufen, zeigte grundsätzlich Interesse und bat um Informationen. Die Unterlagen gingen raus. Danach passierte – nichts.

Drei Wochen später fällt der Kontakt wieder auf. Wer sollte eigentlich nachfassen? Was wurde genau besprochen? War der Ansprechpartner überhaupt entscheidungsbefugt?

Solche Situationen entstehen selten, weil Unternehmen zu wenig Akquise betreiben. Häufig fehlt ein klarer Prozess.

Ein professioneller Akquiseprozess sorgt dafür, dass aus einzelnen Aktivitäten eine nachvollziehbare Vorgehensweise wird. Er definiert, welche Zielkunden bearbeitet werden, wie die Ansprache erfolgt, wann ein Lead qualifiziert ist und wie die Übergabe an den Vertrieb funktioniert.

Damit bildet der Prozess das operative Rückgrat einer erfolgreichen B2B-Neukundenakquise.

1. Zielkunden festlegen: Wen wollen wir überhaupt erreichen?

Der Akquiseprozess beginnt nicht mit dem ersten Telefonat.

Zuerst muss klar sein, welche Unternehmen tatsächlich zum Angebot passen. Branche, Unternehmensgröße, Region, typische Herausforderungen und vorhandene Strukturen können dabei wichtige Kriterien sein.

Ebenso hilfreich sind Ausschlusskriterien. Ein Account, der objektiv nicht passt, wird schließlich nicht dadurch interessanter, dass er mehrfach kontaktiert wird.

Deshalb sollten Unternehmen die richtigen Zielkunden identifizieren und priorisieren, bevor Zeit in Recherche und Ansprache fließt.

Eine klare Zielkundendefinition verbessert nicht nur die Trefferquote. Sie ermöglicht auch eine deutlich konkretere Vorbereitung auf den späteren Kontakt.

2. Ansprechpartner recherchieren und Kontakt vorbereiten

Das richtige Unternehmen allein reicht nicht. Im nächsten Schritt muss geklärt werden, wer innerhalb des Accounts tatsächlich relevant ist.

Wer kennt das Problem? Wer nutzt eine mögliche Lösung? Wer beeinflusst die Entscheidung? Und wer verfügt über Budget oder Freigabekompetenz?

Gerade bei komplexen B2B-Produkten sind oft mehrere Personen beteiligt.

Zur Vorbereitung gehört außerdem ein sinnvoller Gesprächsanlass. Welche Situation könnte für das Unternehmen relevant sein? Welches Problem lösen wir? Warum könnte sich ein Gespräch gerade jetzt lohnen?

Eine gute Akquisestrategie im B2B schafft dafür den Rahmen. Im Akquiseprozess wird daraus die konkrete Vorbereitung jedes Accounts.

3. Erstkontakt: Gespräch statt Produktpräsentation

Beim Erstkontakt geht es nicht darum, möglichst schnell das eigene Angebot vorzustellen.

Das erste Ziel ist kleiner: herauszufinden, ob ein relevantes Gespräch entstehen kann.

Gerade am Telefon zeigt sich schnell, ob der gewählte Ansprechpartner passt, das Thema grundsätzlich relevant ist oder ein anderer Zeitpunkt sinnvoller wäre.

Ein guter Gesprächseinstieg orientiert sich deshalb nicht an der eigenen Produktbroschüre, sondern an der Situation des potenziellen Kunden.

Statt zehn Funktionen zu erklären, helfen Fragen: Wie wird das Thema aktuell gelöst? Wo entstehen Schwierigkeiten? Hat es derzeit überhaupt Priorität?

So liefert bereits der Erstkontakt wertvolle Informationen für den weiteren Prozess.

4. Lead qualifizieren: Passt der Kontakt wirklich?

Ein freundliches Gespräch ist noch kein qualifizierter Lead.

Bevor ein Termin an den Vertrieb übergeben wird, sollten klare Kriterien erfüllt sein. Dazu gehören beispielsweise Zielgruppenpassung, ein relevanter Ansprechpartner, ein nachvollziehbarer Bedarf und ein realistisches Timing.

Je nach Angebot können auch Budget, technische Voraussetzungen oder vorhandene Lösungen wichtig sein.

Das Ziel ist nicht, möglichst viele Termine zu produzieren. Der Vertrieb braucht qualifizierte Leads, bei denen ein weiterführendes Gespräch tatsächlich sinnvoll ist.

Wer diese Kriterien vorher definiert, verhindert unterschiedliche Erwartungen zwischen Akquise und Vertrieb.

5. Follow-up und Terminierung verbindlich organisieren

„Schicken Sie mir etwas zu“ ist kein abgeschlossener Prozessschritt.

Was passiert danach?

Genau hier gehen viele Chancen verloren. Ein Follow-up sollte deshalb nicht vom Gedächtnis einzelner Mitarbeiter abhängen.

Im CRM sollte dokumentiert werden, was besprochen wurde, wann der nächste Kontakt sinnvoll ist und wer ihn übernimmt.

Das gilt auch für Kontakte, bei denen aktuell kein Bedarf besteht. „Melden Sie sich in sechs Monaten noch einmal“ kann ein wertvoller Hinweis sein – wenn sechs Monate später tatsächlich jemand anruft.

Ein guter Akquiseprozess definiert deshalb nicht nur Aktivitäten, sondern verbindliche nächste Schritte.

6. Übergabe an den Vertrieb: Informationen statt Kalenderlink

Wird ein qualifizierter Termin vereinbart, endet die Akquise nicht mit dem Kalendereintrag.

Eine gute Übergabe enthält die Informationen, die der Vertrieb für das nächste Gespräch benötigt: Ansprechpartner, Ausgangssituation, erkannter Bedarf, bisherige Einwände und vereinbarte nächste Schritte.

Gerade bei der Neukundengewinnung im B2B-Vertrieb entscheidet diese Schnittstelle darüber, ob der Kunde im nächsten Gespräch bei null anfangen muss oder sich gut abgeholt fühlt.

Die Verantwortlichkeiten sollten deshalb eindeutig geregelt sein: Bis wohin reicht die Akquise? Ab wann übernimmt der Vertrieb? Und wer bleibt verantwortlich, wenn sich eine Opportunity nicht sofort entwickelt?

Akquiseprozess messen und verbessern

Ein Prozess ist nur steuerbar, wenn seine Ergebnisse sichtbar werden.

Die Zahl der Anrufe allein reicht dafür nicht aus. Aussagekräftiger sind Kontaktquote, Gesprächsquote, Qualifizierungsrate, Terminquote, Show-Rate und die weitere Entwicklung der übergebenen Leads.

Entstehen viele Gespräche, aber kaum qualifizierte Termine, sollten Zielgruppe oder Qualifizierung überprüft werden. Werden gute Termine übergeben, daraus entstehen aber kaum Opportunities, lohnt sich ein Blick auf die Schnittstelle zum Vertrieb.

So wird Akquise zu einem lernenden Prozess.

Auch die Dauer sollte realistisch bewertet werden. Gerade bei komplexen Angeboten kann der Weg vom Erstkontakt zum Auftrag mehrere Wochen oder Monate dauern.

Fazit: Ein guter Akquiseprozess verhindert Zufall

Ein professioneller Akquiseprozess muss nicht kompliziert sein. Aber er muss eindeutig sein.

Wer wird angesprochen? Wer ist verantwortlich? Wann wird nachgefasst? Wann gilt ein Lead als qualifiziert? Welche Informationen bekommt der Vertrieb? Und woran messen wir Erfolg?

Sind diese Fragen geklärt, entstehen weniger Reibungsverluste und interessante Kontakte verschwinden seltener im CRM.

Akquise wird dadurch nicht automatisch einfach.

Aber sie wird nachvollziehbar, messbar und planbarer.

Voice of Success unterstützt B2B-Unternehmen dabei, potenzielle Zielkunden professionell anzusprechen, Leads zu qualifizieren und qualifizierte Termine strukturiert an den Vertrieb zu übergeben.